How To: Retrospektiven

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Was genau bedeutet "Retrospektive"?

Retrospektiven sind Meetings, die in der Regel nach Abschluss eines Projekts oder einer Arbeitsperiode stattfinden, um zu reflektieren und zu bewerten, was gut gelaufen ist, was verbessert werden kann und welche Änderungen in Zukunft umgesetzt werden sollten.

In der Verwaltung sind Retrospektiven ein wichtiges Instrument zur kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen und Abläufen. Die Verwaltung ist oft in der Lage, komplexe Verfahren und Abläufe zu bewältigen, was jedoch auch zu einer gewissen Trägheit führen kann. Durch die Durchführung von Retrospektiven können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gemeinsam überlegen, wie Prozesse und Arbeitsabläufe optimiert werden können, um die Effizienz und Effektivität zu steigern.

Ein weiterer Vorteil von Retrospektiven in der Verwaltung besteht darin, dass sie eine Gelegenheit bieten, um Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu motivieren und zu engagieren. Indem sie an Entscheidungen beteiligt werden, die die tägliche Arbeit betreffen, fühlen sie sich gehört und geschätzt. Dies kann zu einer positiven Arbeitsatmosphäre und einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit führen.

Zusammenfassend sind Retrospektiven ein weiteres wichtiges Instrument zur kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen und Abläufen in der Verwaltung. 

Wie werden Retrospektiven im Programmbereich Smart City genutzt?

Der Smart City Programmbereich setzt Retrospektiven zielgerichtet auf die interne Teamzusammenarbeit nach jedem Quartal um. Insbesondere durch die dezernatsübergreifende Teamstruktur sitzt das Smart City Team nicht gemeinsam auf einem Flur und erstreckt sich über mehrere Fachbereiche. Insbesondere im Jahr 2022 wurde der gemeinsame Co-Working-Space für den Bürgerservice und die Coronanachverfolgung freigegeben. Somit fand eine gemeinsame Zusammenarbeit ausschließlich digital statt. Diese Punkte bergen vielseitige Herausforderungen in der Führung, dem Teamgeist und der Teamkommunikations. Regelmäßige Retrospektiven geben Raum, um sich untereinander offen mitzuteilen und gemeinsam eine solche Herausforderung zu meistern.

Wichtig hierbei ist, dass die einzelnen erwähnten Herausforderungen in gemeinsame Lösungsansätze und Aufgaben überführt werden. Einzelne Aufgaben werden mit Verantwortlichkeiten versehen und in der folgenden Retrospektive gesichtet. Nur so landen die Inhalte der Retrospektive nicht in der Schublade sondern werden in echte Mehrwerte für das Team übersetzt.