Eine zentrale und übersichtliche Plattform für Bürgerbeteiligung in deiner Stadt.

Herausforderungen & Hintergrund

Stadt gemeinsam gestalten! Bürgerbeteiligung ist ein wichtiges und zum Teil verpflichtendes Instrument, um Bürgerinnen und Bürgern durch Partizipation aktive Mitgestaltung des Lebensraums Stadt zu ermöglichen.
 

Im Alltag der meisten Menschen verschwimmen mittlerweile die Grenzen zwischen dem digitalen und dem analogen Leben. Suchmaschinen, Onlineshopping und die Nutzung von Messengerdiensten (wie bspw. WhatsApp, Telegram oder Facebook Massenger) gehören ganz selbstverständlich zum Leben dazu. Warum sollte man sich dann nicht auch digital in städtischen Beteiligungsformaten einbringen können?
 

Digitale Verwaltungsleistungen, die gut zugänglich und zugeschnitten auf Bedürfnisse der Nutzerinnen und Nutzer gestaltet sind, bringen Vorteile für beide Seiten - Bürgerschaft und Verwaltung. Mit der Einbindung in Prozesse und Entscheidungsfindungen steigt die Akzeptanz für Projekte und gleichzeitig deren Qualität. Zudem steigt die Identifikation mit dem eigenen Wohnort und das Vertrauen in die Kompetenz der Stadtverwaltung wird durch gute Onlineservices gestärkt. Häufig ist es für die Stadt herausfordernd, Menschen für Beteiligungsformate zu mobilisieren und dabei einen Querschnitt der Gesellschaft abzubilden. Für die Verwaltung bietet das Thema Onlinebeteiligung daher die Chance, mehr Menschen zu erreichen und mehr Diversität in Beteiligungsverfahren einzubringen. Wichtig dabei ist insbesondere die Mischung aus digitalen und analogen Formaten, um mit einem breiten Spektrum der Beteiligungsmöglichkeiten viele Personen anzusprechen. Zudem braucht es für einen Aufbau der digitalen Säule der Bürgerbeteiligung auch die analoge Basis aus Formaten vor Ort.
 

Im Rahmen der Smart City Förderung soll eine Onlineplattform als zentrale Anlaufstelle für Bürgerbeteiligung aufgebaut werden. Diese soll die digitale und analoge Welt verweben und gebündelt alle Informationen, Veranstaltungen und Formate rund um Bürgerbeteiligung in Mönchengladbach sichtbar machen.

Zielsetzung & Vorgehen

Die Stadt Mönchengladbach hat bei der Entwicklung ihrer Beteiligungsplattform ein besonderes Augenmerk auf die Bedürfnisse der Nutzerinnen und Nutzer gelegt.

Zur Auswahl und Entwicklung der Plattform wurden verwaltungsintern verschiedene Workshops durchgeführt, die gezeigt haben, dass es viele verschiedene Beteiligungsformate gibt, die vom Dialog mit dem Oberbürgermeister bis hin zur Pflichtbeteiligung bei Bauverfahren reichen. Allerdings sind die Informationen für diese Formate sehr weit über die unterschiedlichen Fachbereiche und Medienkanäle der Stadt verstreut und sollen mit einer zentralen Plattform zugänglicher und übersichtlicher werden.
 

Ein weiteres Ergebnis der Workshops war, dass es für Personen, die sich in Beteiligungsformaten eingebracht haben, nicht immer ersichtlich ist, was mit ihren Anregungen passiert und welche Beteiligungsphasen eventuell noch anschließen. Um zukünftig mehr Transparenz zu ermöglichen, hat die Stadt Mönchengladbach einen Beteiligungskompass erarbeitet, der unterschiedliche Stufen der Beteiligung erläutert und gleichzeitig Kriterien für gute Beteiligung definiert. Auf diese Weise sollen die unterschiedlichen Fachbereiche dazu befähigt werden, einheitlich und konsistent Formate aufzusetzen. Den Rahmen bilden Standards und Vorlagen. Der Beteiligungskompass bezieht sich auch insbesondere auf das Erwartungsmanagement in Beteiligungen, um maximale Transparenz und minimale Frustration auf Seiten der Bürgerinnen und Bürger zu gewährleisten.
 

Um die Plattform aufzubauen, entschied sich die Stadt dazu zunächst einen Prototyp aufzusetzen und diesen während der Smart City Strategiephase in 2021/ 2022 mit zwei Beteiligungsphasen zu Smart City Themen zu testen. Das komplexe Thema Smart City ist für viele Bürgerinnen und Bürger sehr abstrakt und nur schwer greifbar. Daher war es für die Stadt Mönchengladbach besonders wichtig einerseits das Thema an sich und anderseits den mit der Smart City Förderung zusammenhängenden Prozess verständlich und lebensnah aufzubereiten. Es galt sowohl das Thema Smart City zu erläutern als auch die Beteiligungsphasen I & II, die dazu dienten im ersten Schritt Ideen für die Themenfelder Mobilität, Umwelt und digitale außerschulische Bildung zu generieren und im zweiten Schritt Feedback zu ausgewählten Ideen zu geben.

Als eine der ersten Städte in Deutschland entschied sich Mönchengladbach für die international eingesetzte Open Source Plattform CONSUL. Die Umsetzung erfolgte mit dem Partner demokratie.today, der mittlerweile mit rund 30 betreuten Städten als Marktführer in Deutschland gilt. Open Source Lösungen ermöglichen es, Inhalte, Codes und visuelle Elemente mit anderen Städten zu teilen und somit Ressourcen finanzieller und personeller Art gemeinsam einzusetzen, um ein bestmögliches Ergebnis zu erzielen. Ebenso sinkt für Kommunen mit weniger Ressourcen die Eintrittsbarriere und öffnet auch dort den Weg zu zentraler Beteiligung über eine online Plattform.

Um sicherzustellen, dass der Aufbau der Onlinebeteiligungsplattform nutzerzentriert erfolgt,  wurde das Projekt durch eine Service Designerin betreut und die User Experience in mehreren Iterationen optimiert.

Das komplexe Digitalthema Smart City und der Prozess der Strategiephase wurden durch einen spielerischen Ansatz mit entsprechenden Visualisierungen sowie Erklärtexten verständlich aufbereitet. Bedienhilfen und Hinweise zur Prototypenphase haben den Umgang mit der Plattform erleichtert. Über präsente Feedbackbuttons konnte nicht nur Rückmeldung zu den abgebildeten Beteiligungsformaten, sondern auch zur Plattform an sich gegeben werden, um diese kontinuierlich zu verbessern.

Die erarbeiteten Grafikelemente und der strukturelle Aufbau dieses Prototypens wurden anderen Städten über das CONSUL-Netzwerk zur Adaption bereitgestellt. Auf diese Weise konnte die Stadt Mönchengladbach bereits als Smart City Modellkommune Arbeitsergebnisse mit anderen Städten teilen.

Während Strategiephase hat das Smart City Team nicht nur auf die digitale Plattform und deren Bewerbung über klassische Kampagnen gesetzt, sondern ist gezielt mit hybriden Formaten zu den Menschen vor Ort gegangen, um das komplexe Thema Smart City greifbar zu machen.

Auf ausgewählten Wochenmärkten konnte man mit dem Smart City Team und dem Oberbürgermeister Felix Heinrichs in den Austausch gehen. Mit digital ausgestatteten und eigens für Smart City aufgerüstete Lastenrädern wurde ein Fahrraddorf aufgebaut, das als Anlaufstelle diente, um sich im Dialog über Thema Smart City informieren, die neue Bürgerbeteiligungsplattform kennenlernen und sich aktiv einzubringen. Mit Bürgerinnen und Bürgern wurden in persönlichen Gesprächen Herausforderungen ihrer Lebensrealität identifiziert und gemeinsam lösungsorientierte Ideen erarbeitet. Für jede eingereichte Idee gab es einen Kaffeegutschein. Zusätzlich zeigte das Smart City Team Präsenz im Maker Space der Stadtbibliothek und ging dort ebenfalls in den Dialog, um vor Ort zur informieren und das Einbringen von eigenen Ideen und Feedback so einfach wie möglich zu gestalten. Die gewonnenen Erfahrungen des Smart City Teams fließen in die Verstetigung der Onlinebeteiligungsplattform der Stadt ein. Während der Strategiephase wurden neben der technischen Komponente auch Strukturen und Verantwortlichkeiten identifiziert, die verwaltungsintern notwendig sind, um einem zentralen Ort zum Thema Beteiligung für Bürgerinnen und Bürger abzubilden. Im nächsten Schritt wird das Thema personell in der Verwaltung verankert werden.
Eine besondere Herausforderung stellte während der Prototypenphase die technische Infrastruktur dar. Die fachliche Diskussion hat ergeben, dass die Integration von CONSUL in die bestehende Serverlandschaft in Mönchengladbach nicht möglich ist. Daher öffnete sich das Smart City Team mit Ende der Prototypenphase auf www.mitmachen.mg erneut anderen Möglichkeiten.

Der ursprünglich geplante Melderegisterabgleich sollte sicherstellen, dass Mönchengladbacher Beteiligungsverfahren vor externer Einflussnahme geschützt sind. Zudem wollte die Stadt ermöglichen, dass Abstimmungen in Quartieren oder in einzelnen Straßenzügen - also „vor der eigenen Haustür“ - auf betroffene Bürgerinnen und Bürger begrenzt werden können.

Hier stehen wir aktuell:

Nach Abschluss der Testphase mit der Open Source Software CONSUL wird nun der Schritt in Richtung einer dauerhaften Beteiligungsplattform für die Stadt Mönchengladbach gegangen. Hierfür wird die Landeslösung Beteiligung NRW als Grundlage genommen. Diese Lösung bietet neben einer sicheren Infrastruktur und der automatischen Anbindung des Servicekonto.NRW auch den Vorteil, dass keine weiteren Kosten für die dort abgebildeten Kommunen entstehen. Die erste Beteiligung geht im Mai 2023 mit verschiedenen Meldeverfahren zum "Lärmaktionsplan" online und dient Mönchengladbach als Pilot für weitere Formate auf Beteiligung NRW.
 

Die NRW-Lösung befand sich während des Aufbaus des ersten Prototyps in Mönchengladbach selbst noch in einer Prototypenphase und konnte zum damaligen Zeitpunkt nicht alle in Mönchengladbach gestellten Anforderungen abdecken. Die erneute Prüfung zeigte jedoch, dass Beteiligung NRW mittlerweile alle wichtigen Beteiligungsformate abdeckt und Informationen für Bürgerinnen und Bürger als auch die Verwaltungsseite nutzerfreundlich zugänglich macht.
 

Aktuell wird die Bürgerbeteiligungsplattform in der Verwaltung verortet und soll mit tragfähigen Prozesse und personellen Ressourcen ausgestattet werden. Um die Plattform optimal für alle Fachbereiche der Stadtverwaltung zugänglich zu machen, wird ein Redakteurssystem aufgebaut, das den verschiedenen Fachbereichen der Verwaltung ermöglicht Informationen gebündelt abzubilden, ihre Beteiligungsformate online oder hybrid abzubilden und auf Veranstaltungen hinzuweisen. Niedrigschwellige Schulungsformate wie Webinare, Videotutorials und Sprechstunden werden sicherstellen, dass die notwendigen Kompetenzen in den Fachbereichen der Stadtverwaltung Mönchengladbach verankert werden.
 

Das Thema Bürgerbeteiligung wird in Mönchengladbach weiterhin nicht nur mit Blick auf formelle, also Pflichtformate betrachtet, sondern auch auf Nutzerfreundlichkeit, inhaltliche Ausgestaltung und kreative Formate. Dabei stehen neben den technischen Möglichkeiten die Mobilisierung der Bürgerinnen und Bürger sowie die Zugänglichkeit der Beteiligungsformate im Fokus. Daher leitet Mönchengladbach seit Ende 2022 eine Arbeits-und Entwicklungsgemeinschaft (AEG) im Smart City Kontext und betrachtet mit anderen Städten das Thema Bürgerbeteiligung unter Fragestellungen wie beispielsweise „Wie gelingt die Einbindung von Menschen aus sozial benachteiligten Quartieren?“ oder „Wie können junge Menschen für Smart City begeistert werden?“ Die Arbeits- und Entwicklungsgemeinschaft setzt sich zum Ziel, gemeinsam Methoden zur Verbesserung der Teilhabe unterschiedlicher Bevölkerungsgruppen in spezifischen (Sozial-)räumen zu diskutieren. Hierbei soll ein dynamisches Netzwerk aus Kommunen und Wissensträgern entstehen, die gegenseitig von ihren unterschiedlichen Ausgangslagen und Erfahrungswerten lernen und profitieren.

Erkenntnisse & Lösungen

1. Beteiligung in Mönchengladbach

Die Ergebnisse aus den anfänglichen Workshops haben deutlich gezeigt, dass eine zentrale Onlineplattform ein wichtiger Schritt ist, um alle Beteiligungsformate der Stadt Mönchengladbach strukturiert sichtbar und zugleich kommunikativ für Bürgerinnen und Bürger greifbar zu machen. Bedienhilfen wie „so funktioniert´s“, FAQs, Netiquette als auch allgemeine Informationen zur Prototypenphase samt Feedbackfunktion zur Bedienbarkeit der Plattform als auch Inhalten haben den Zugang zur prototypischen Plattform und das Verständnis für das Thema Smart City erleichtert. Dies hat enorm zur Nutzerakzeptanz während der Testphase beigetragen. 72 Ideen wurden erfolgreich eingereicht und 297 Mal wurde Feedback gegeben. Die Ergebnisse der Smart City Strategiephase sind in der Smart City Strategie MG, zu finden.  

Zudem hat die Strategiephase ergeben, dass eine Onlineplattform neben den digitalen Möglichkeiten auch analoge Beteiligungsformate abbilden und idealerweise als hybride Lösung integrieren sollte. Hybride Beteiligungsphasen stellen eine technische und ressourcenintensive Herausforderung für Kommunen dar. Mit Kreativität und Innovationsmut lässt sich diese Hürde nehmen, dies haben die Angebote des Smart City Teams auf den Wochenmärkten und im Maker Space der Stadtbibliothek gezeigt. Die Leitung der AEG soll zukünftig weitere kreative Ansätze und Erkenntnisse liefern.

 

2. Die Plattform

Die im Prototypen eingesetzte Open-Source-Lösung CONSUL bietet eine Vielzahl an Gestaltungsmöglichkeiten und der interkommunale Austausch im CONSUL-Netzwerk hat sich als äußerst wertvoll herausgestellt. Der Umsetzungspartner demokratie.today hat das Tool kontinuierlich weiterentwickelt und stellte die erarbeiteten Neuheiten anderer Städte für das gesamte CONSUL-Städtenetzwerk bereit. Auf diese Weise fand für alle Städte ein intensive und kreative Lernkurve rund um Onlinebeteiligungen statt. Auch Mönchengladbach hat die fachlichen Erkenntnisse (z. B. Bedienhilfen und Feedbackfunktion) aus der iterativen Prototypentwicklung und erarbeitete Gestaltungselemente (z. B. Grafiken, Icons und Nutzerführung) in das Netzwerk einfließen lassen.

Neben der bereits beschriebenen Herausforderung der Integration in die städtische Serverlandschaft hat die Testphase ergeben, dass die Handhabung des umfangreichen CONSUL-Backends eine intensive Betreuung der Fachbereiche durch eine zentrale Anlaufstelle in der Verwaltung erfordert.

Die Umstellung auf die NRW-Lösung bietet der Stadt Mönchengladbach mehrere Vorteile, wie ein reduziert gestaltetes Backend und viele Voreinstellungen, die einen niedrigschwelligen Zugang für die Fachbereiche ermöglichen sowie die Einsparung laufender Kosten. Darüber hinaus entfällt die Frage der Serverintegration, da das Land NRW teilnehmenden Kommunen die benötigte Infrastruktur bereitstellt.

3. Kompetenzen aufbauen und stärken

Eine erfolgreiche Onlinebeteiligungsplattform soll sowohl für die Bürgerinnen und Bürger als auch für die Verwaltungsseite nutzerzentriert gestaltet sein. Eine zentrale Anlaufstelle für die Expertinnen und Experten der verschiedenen Fachbereiche wird niedrigschwellige Schulungsformate vom Selbstlernvideo bis hin zur Sprechstunde anbieten. Dazu wird in Mönchengladbach ein internes Redakteurssystem als Wissensnetzwerk aufgebaut, um das Thema dauerhaft in der Linie zu stärken.

4. Innovative Gestaltung von Bürgerbeteiligung

Um das Thema Bürgerbeteiligung in Mönchengladbach noch besser und zielgruppenorientierter zu gestalten, ist die Bündelung auf einer zentralen Onlineplattform erst der Anfang. Die Stadt plant, die Vielfalt ihrer Bewohnerinnen und Bewohner noch besser in den Beteiligungsformaten abzubilden, indem sie innovative Ansätze mit der Orientierung am eigens entwickelten Beteiligungskompass nutzt. Durch die weitere inhaltliche Ausgestaltung zukünftiger Formate soll es möglich werden, noch mehr Menschen zu erreichen und die richtigen Zielgruppen anzusprechen.